État des lieux modèle : trame pièce par pièce, entrée et sortie

Samedi, dix heures, appartement vide. Le propriétaire tient un trousseau de trois clés et un badge, le futur locataire photographie le compteur électrique avec son téléphone, et personne n'a encore écrit une ligne. C'est à ce moment précis que se joue une bonne partie du dépôt de garantie qui sera rendu, ou retenu, des années plus tard.

Car le document rempli ce matin-là servira de point de comparaison le jour du départ. S'il est vague (« bon état général »), il ne protège personne. S'il est précis, il évite la plupart des litiges. Le modèle qui suit reprend l'ordre fixé par les textes, puis les repères utiles : délais, frais, cas d'absence, et ce qui change à la sortie.

Ce que le décret de 2016 impose dans tout état des lieux

Depuis le 1er juin 2016, le contenu minimal de l'état des lieux d'un logement loué vide ou meublé à titre de résidence principale est fixé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris pour appliquer l'article 3-2 de la loi n° 89-462 sur les rapports locatifs. Le document porte sur l'ensemble des locaux et équipements privatifs mentionnés au bail, ceux dont le locataire a la jouissance exclusive : la cave ou le parking loués avec l'appartement en font donc partie.

Mentions communes à l'entrée et à la sortie (article 2 du décret) :

• le type d'état des lieux : entrée ou sortie ;
• la date de son établissement ;
• la localisation du logement (adresse, étage, numéro de lot ou de porte) ;
• le nom des parties et le domicile ou le siège du bailleur ;
• le cas échéant, le nom et le domicile du mandataire (agence, administrateur de biens) ;
• les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie, si les charges ne sont pas forfaitaires ;
• le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès (badge, télécommande, carte) ;
• pour chaque pièce, la description précise de l'état des revêtements des sols, des murs et des plafonds, des équipements et des éléments du logement ;
• la signature des parties ou de leurs mandataires.

Le texte autorise à compléter le document par des observations, des réserves et des images. Les photos datées, jointes et mentionnées dans le document, renforcent nettement sa force probante.

Sur la forme (article 3 du décret), deux options : un document unique avec, pour chaque élément, une colonne « entrée » et une colonne « sortie », ou deux documents distincts de présentation identique. Le support peut être papier ou électronique (tablette, application), et chaque partie reçoit son exemplaire au moment de la signature, en main propre ou par voie dématérialisée.

État des lieux modèle : la trame complète à recopier

La trame suivante respecte les mentions du décret. Les éléments entre crochets sont à remplacer. Elle fonctionne pour un document unique entrée-sortie : il suffit de prévoir deux colonnes d'état (entrée, sortie) à côté de chaque ligne.

En-tête

• Type : [état des lieux d'entrée / de sortie]
• Date et heure : [jour, mois, année, heure de début]
• Logement : [adresse complète, étage, porte, numéro de lot], [surface habitable] m², [vide / meublé]
• Annexes louées : [cave n°, parking n°, jardin privatif]
• Bailleur : [nom, prénom ou dénomination], domicile ou siège : [adresse]
• Mandataire éventuel : [nom de l'agence ou de la personne], adresse : [adresse]
• Locataire(s) : [nom(s), prénom(s)]
• Date de signature du bail : [date]

Compteurs et énergie

• Électricité : numéro de compteur [n°], index heures pleines [index], heures creuses [index]
• Gaz : numéro [n°], index [index]
• Eau froide : [index] ; eau chaude individuelle : [index]
• Mode de chauffage : [individuel électrique / gaz / collectif], production d'eau chaude : [type]
• Chaudière ou ballon : [marque visible ou absente], date du dernier entretien : [date si connue]

Clés et moyens d'accès

• Clés de la porte d'entrée : [nombre]
• Clés de la boîte aux lettres : [nombre]
• Clés de la cave ou du local vélos : [nombre]
• Badges, bips, télécommandes de portail ou de garage : [nombre et usage]

Pièce par pièce

Pour chaque pièce (entrée, séjour, cuisine, chambre 1, chambre 2, salle de bains, WC, dégagements, balcon), une ligne par élément, avec l'état et une observation :

Dans un logement meublé, la même grille s'ajoute pour chaque meuble présent dans la pièce, et le texte précise que le logement ne doit contenir que les meubles et équipements mentionnés au contrat.

Clôture

• Observations ou réserves générales : [texte libre]
• Nombre de photos annexées : [nombre], numérotées de [1] à [n]
• Fait en [nombre] exemplaires à [ville], le [date]
• Signatures : bailleur ou mandataire [signature], locataire(s) [signature]

Les repères de vocabulaire qui font la différence

Une grille ne vaut que par les mots qu'on y inscrit. Quelques repères évitent les ambiguïtés :

• Neuf : jamais utilisé, ou refait juste avant l'entrée (à dater si possible).
• Bon état : propre, fonctionnel, sans défaut visible à l'œil nu.
• État d'usage : traces normales d'utilisation, sans dégradation.
• Mauvais état : défaut qui empêche l'usage normal ou appelle une réparation.

Une observation utile répond à trois questions : quoi, où, combien. « Deux trous de cheville au mur gauche de la chambre 1, à hauteur d'épaule » vaut mieux que « murs corrects ». Il est aussi recommandé de tester chaque équipement sur place : ouvrir les robinets, actionner les volets, allumer chaque plaque, tirer chaque chasse d'eau.

Délais à connaître après la signature

L'état des lieux d'entrée se fait lors de la remise des clés, de façon contradictoire et amiable, dans un logement correctement éclairé. Une fois signé, il peut encore être complété :

• dans les 10 jours calendaires qui suivent, le locataire peut demander au bailleur de le compléter pour tout élément du logement ;
• pour les éléments de chauffage, la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe, puisqu'un radiateur défaillant ne se voit pas forcément en juin.

La demande se fait par écrit, de préférence en recommandé, en décrivant le défaut et en joignant des photos. Si le bailleur refuse, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation. Cette demande écrite garde aussi une trace utile en cas de désaccord au départ.

Qui paie quoi : agence et commissaire de justice

L'état des lieux fait entre le bailleur et le locataire ne coûte rien. Deux situations entraînent des frais.

Un professionnel mandaté par le bailleur (agence, agent immobilier, notaire) peut facturer l'état des lieux d'entrée. La part du locataire est plafonnée à la moitié des frais facturés et à 3,03 € TTC par m² de surface habitable, la plus faible des deux limites s'appliquant. Exemple donné par service-public.fr : pour un studio de 25 m² facturé 170 €, le locataire paie au plus 75,75 € et le bailleur 94,25 €.

Un commissaire de justice (ancien huissier) intervient lorsqu'un état des lieux amiable est impossible : une partie ne se présente pas, refuse de le faire ou refuse de le signer. Il convoque les deux parties au moins 7 jours à l'avance, par courrier recommandé avec accusé de réception. Son constat s'impose aux deux, même en l'absence de l'une d'elles. Les frais sont partagés par moitié. Tarifs réglementés en métropole, TTC, relevés sur service-public.fr :

Ces montants peuvent être vérifiés gratuitement auprès du greffe du tribunal compétent.

Sans état des lieux : la présomption joue contre le locataire

L'absence de document ne laisse pas un vide : elle déplace la charge de la preuve.

• Si le locataire refuse l'état des lieux, ou si les deux parties l'ont négligé, l'article 1731 du Code civil s'applique : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre ainsi, sauf à prouver le contraire. Pour les autres travaux (ceux à la charge du bailleur, la vétusté), c'est toujours au bailleur de prouver qu'ils sont imputables au locataire.
• Si le bailleur refuse, le locataire le met en demeure de réaliser l'état des lieux. Si le refus persiste, la présomption ne joue plus en faveur du bailleur : à la sortie, il devra prouver que le logement avait été remis en bon état d'usage pour réclamer des réparations.

D'où l'intérêt, pour le locataire, de garder une trace écrite de toute demande restée sans réponse.

À la sortie : comparer, pas recommencer

L'état des lieux de sortie reprend les mêmes mentions et ajoute trois éléments propres (article 2 du décret) : la nouvelle adresse ou le lieu d'hébergement du locataire, le jour où l'entrée avait été constatée, et les évolutions constatées depuis celui-ci. La date se fixe d'un commun accord, de préférence confirmée par écrit. Il peut être utile, pour préparer le départ, de relire en parallèle la lettre de préavis logement et ses délais.

La comparaison distingue deux choses :

• les dégradations, imputables au locataire et déductibles du dépôt de garantie ;
• la vétusté, c'est-à-dire l'usure due au temps ou à l'usage normal, qui reste à la charge du bailleur.

Pour éviter les discussions, les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location, même si le logement n'en relève pas (article 4 du décret). Elle fixe pour chaque matériau une durée de vie théorique et un abattement annuel appliqué au coût de la réparation.

Le dépôt de garantie doit ensuite être rendu dans un délai de 1 mois après la remise des clés quand la comparaison ne révèle aucune différence, et de 2 mois si des différences apparaissent ; les retenues doivent alors être justifiées (devis, factures, photos). En cas de retard, le bailleur doit une pénalité égale à un dixième du loyer hors charges pour chaque mois de retard entamé. La différence entre ces deux garanties est expliquée dans la page caution ou dépôt de garantie. Pour un litige de 5 000 € ou moins, une tentative de règlement amiable (conciliateur, commission départementale, médiateur) est obligatoire avant de saisir le juge, dans un délai de 3 ans.

D'autres repères sur les obligations de chaque partie se trouvent dans l'article sur le droit du locataire et dans la rubrique logement et location. Pour une situation particulière, l'ADIL du département ou un point-justice donne une information gratuite.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle d'état des lieux officiel ?

Non, aucun formulaire n'est imposé. Le décret du 30 mars 2016 fixe seulement les mentions minimales et la forme comparable entre l'entrée et la sortie. Tout modèle, papier ou électronique, est valable s'il les contient toutes.

Peut-on faire l'état des lieux avec une application ?

Oui. Le décret prévoit expressément la forme électronique et la remise dématérialisée. L'important est que chaque partie reçoive son exemplaire signé au moment de la signature, et que la version de sortie reprenne la même présentation.

Que se passe-t-il si une partie ne signe pas ?

Il peut refuser, mais cela ne bloque pas la situation : l'autre partie peut faire appel à un commissaire de justice, dont le constat s'imposera, avec des frais partagés par moitié. Mieux vaut signer en inscrivant ses réserves précises dans la case observations.

Un état des lieux au crayon à papier est-il valable ?

Rien ne l'interdit, mais un document modifiable facilement perd en valeur de preuve. Un stylo à encre et une signature sur chaque page limitent les contestations.

Faut-il un état des lieux pour une location meublée ?

Oui, l'obligation est la même que pour un logement vide. La grille s'étend simplement aux meubles et équipements fournis, pièce par pièce.

Sources et références

• Légifrance, décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux — www.legifrance.gouv.fr
• Service-public.fr, État des lieux d'entrée dans un bail d'habitation (vérifié le 10 mars 2026) — www.service-public.gouv.fr
• Service-public.fr, Dépôt de garantie dans un bail d'habitation (vérifié le 9 juin 2026) — www.service-public.gouv.fr